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En la era digital, nuestra bandeja de entrada de correo electrónico se ha convertido en un archivo vivo de conversaciones, documentos y decisiones cruciales. Al igual que nuestros abuelos guardaban cartas y contratos en carpetas ordenadas, hoy sentimos la necesidad de preservar las comunicaciones digitales más importantes. Pero, ¿cómo hacerlo de la manera correcta? Guardar un correo no es solo una cuestión de copia de seguridad; es un gesto que une la tradición de la conservación con la innovación de las herramientas digitales. Ya sea una factura, una confirmación de pedido, una comunicación legal o simplemente un recuerdo preciado, transformar un mensaje volátil en un archivo estable y seguro es una necesidad cada vez más extendida.
Existen dos formatos principales para este propósito: el archivo .EML y el PDF. Aunque ambos sirven para guardar un correo electrónico, responden a necesidades diferentes. El EML es la “copia fiel” digital del mensaje, exacta en cada detalle técnico, mientras que el PDF es su alter ego universal, legible por cualquiera y en cualquier dispositivo. La elección entre ambos no es trivial y depende del uso que pretendamos dar al documento. Este artículo se propone como una guía completa para navegar entre estas dos opciones, ofreciendo instrucciones prácticas y consejos estratégicos para gestionar mejor tu propio archivo digital, en un contexto, como el italiano y europeo, donde la validez y la integridad de los documentos son fundamentales.
Mantener todos los correos dentro del propio cliente de correo (como Gmail o Outlook) puede parecer la solución más sencilla, pero presenta varios riesgos y limitaciones. Guardar las comunicaciones importantes como archivos separados en tu ordenador o en una nube segura ofrece ventajas significativas. En primer lugar, crea una copia de seguridad independiente, protegiendo los datos de eliminaciones accidentales, fallos técnicos del servicio de correo o ataques informáticos. En segundo lugar, un archivo local es fácilmente compartible con otras personas, como un abogado o un contable, que podrían no tener acceso a nuestra bandeja de entrada. Además, el almacenamiento externo ayuda a liberar espacio valioso en la cuenta de correo, mejorando su rendimiento. Por último, para documentos con relevancia legal o comercial, tener una copia archivada según criterios precisos es una práctica que puede resultar decisiva. Se trata de una estrategia proactiva que garantiza el acceso y la integridad de la información a largo plazo.
El formato .EML (acrónimo de Electronic Mail) representa la transposición exacta de un correo electrónico en un solo archivo. Es un estándar universal adoptado por la mayoría de los clientes de correo, nacido para garantizar la máxima compatibilidad y fidelidad al original. Guardar un mensaje en este formato significa crear una fotografía perfecta, que captura no solo el texto y las imágenes visibles, sino también todos los elementos ocultos que certifican su autenticidad.
Un archivo EML es un archivo de texto que contiene el cuerpo del mensaje, el asunto, el remitente, los destinatarios y todos los demás campos del encabezado (los llamados headers). Estos últimos son fundamentales porque rastrean la ruta técnica del correo desde el servidor de salida hasta el de llegada, proporcionando datos valiosos para verificar su procedencia. Además, el archivo EML incorpora directamente cualquier archivo adjunto, manteniéndolos unidos al cuerpo del mensaje en un único paquete. Esta característica lo convierte en una copia completa y autosuficiente del correo original.
La ventaja principal del formato EML es su integridad. Dado que conserva cada dato individual del original, incluidos los metadatos técnicos, es la opción ideal cuando es necesario preservar el valor probatorio de una comunicación. Por este motivo, es a menudo el formato requerido para el depósito de documentos en contextos legales, como en el Proceso Civil Telemático (PCT) en Italia. La desventaja principal, en cambio, reside en su accesibilidad: para abrir y visualizar correctamente un archivo EML, es necesario disponer de un cliente de correo electrónico como Outlook, Thunderbird o Apple Mail. Esto puede hacerlo poco práctico para una consulta rápida o para compartirlo con usuarios menos expertos.
El procedimiento para guardar un correo como archivo .EML varía ligeramente según el cliente de correo utilizado, pero el principio es similar.
En Gmail:
En Outlook (versión de escritorio):
Esta sencilla operación te permite crear una copia perfecta de tu comunicación, lista para ser archivada de forma segura.
El formato PDF (Portable Document Format), creado por Adobe, se ha convertido en el estándar de facto para compartir documentos digitales. Su fuerza reside en ser un formato “cristalizado”: un archivo PDF aparece idéntico en cualquier dispositivo, sistema operativo o software, preservando intactos el diseño, las fuentes y las imágenes. Esta característica lo convierte en la elección perfecta para la innovación en la gestión documental, garantizando accesibilidad y profesionalidad.
A diferencia del EML, que es una copia técnica del correo, el PDF es una representación visual del mensaje. Es el equivalente digital de una impresión en papel. Cuando se guarda un correo en PDF, se captura lo que se ve en la pantalla, transformándolo en un documento estático, fácil de leer, anotar y compartir. Esta universalidad es su mayor punto fuerte, ya que no requiere ningún software específico más allá de un lector de PDF, hoy integrado en todos los navegadores y sistemas operativos.
La ventaja principal del PDF es su accesibilidad universal. Un archivo PDF puede ser abierto y leído por cualquiera sin dificultad, haciéndolo ideal para enviar facturas, presupuestos o documentos a clientes y colaboradores. También es el formato preferido para la impresión, garantizando que el resultado en papel sea exactamente como el de la pantalla. La desventaja es que, en el proceso de conversión, algunos metadatos técnicos del correo original (como los headers completos) pueden perderse. Los archivos adjuntos, además, por lo general no se incorporan, sino que deben guardarse por separado. Por ello, si el objetivo es la máxima integridad técnica, el EML sigue siendo superior.
El método más común para guardar un correo en PDF es usar la función de impresión virtual, disponible en casi todos los dispositivos.
En Gmail, Outlook.com y otros webmail:
Este procedimiento, sencillo y rápido, transforma cualquier correo en un documento profesional y fácilmente compartible. Para quienes deseen más detalles, está disponible una guía definitiva sobre cómo imprimir correos y chats, que profundiza aún más en este proceso.
La decisión entre guardar un correo en formato EML o PDF depende enteramente del propósito final del archivo. No existe una elección correcta en absoluto, sino solo la más adecuada a la necesidad específica. Para aclarar, podemos pensar en el EML como el original digital y en el PDF como una fotocopia compulsada. El EML conserva toda la estructura técnica, incluidos los adjuntos y los encabezados, convirtiéndolo en la elección preferente para el archivo con fines legales o para análisis forenses. Si debes demostrar la procedencia y la integridad de un mensaje en una disputa, un archivo EML es la prueba más sólida.
El PDF, por otro lado, destaca por su portabilidad y legibilidad. Si necesitas compartir una confirmación de pedido con un colega, enviar una factura a un cliente o simplemente archivar un documento para una fácil consulta futura en cualquier dispositivo, el PDF es imbatible. Su naturaleza estática y universal garantiza que el documento se visualice exactamente como se prevé, sin necesidad de software específico. En resumen: elige EML para la conformidad y la integridad técnica, elige PDF para compartir y la accesibilidad.
En Italia y en Europa, la gestión de las comunicaciones electrónicas está sujeta a normativas precisas. Los correos con relevancia comercial, fiscal o legal no son simples mensajes, sino verdaderos documentos que, según el Código Civil, deben conservarse durante 10 años. Esta obligación se extiende también al correo electrónico, que debe archivarse garantizando su integridad, autenticidad e inalterabilidad. En este contexto, el formato EML es a menudo preferible porque preserva el correo en su estado original, incluidos los metadatos que pueden certificar su procedencia. También el Correo Electrónico Certificado (PEC), que tiene valor legal equiparable a una carta certificada, debe conservarse correctamente para no perder su eficacia probatoria con el tiempo. Es fundamental, por tanto, adoptar un sistema de archivo que no solo guarde los archivos, sino que lo haga de manera estructurada y conforme a las normativas, como el RGPD, que impone una gestión segura de los datos personales contenidos en los correos. Para quienes usan clientes como Outlook, puede ser útil profundizar en cómo gestionar la configuración del PEC en Outlook para una integración óptima.
Si guardar manualmente algún correo importante es una operación sencilla, gestionar el archivo sistemático de cientos de mensajes puede volverse complejo y costoso en términos de tiempo. Afortunadamente, la innovación tecnológica ofrece soluciones para automatizar y optimizar este proceso. Existen software y servicios de archivo de correo dedicados que se integran con los principales clientes de correo y guardan automáticamente las comunicaciones en un archivo centralizado, seguro y consultable. Estas herramientas no solo realizan la copia de seguridad, sino que también ofrecen potentes funciones de búsqueda, indexación y gestión de las políticas de conservación, garantizando el cumplimiento normativo. Para quienes utilizan Gmail, es posible potenciar su bandeja de entrada con complementos específicos; para saber más, se puede consultar la guía de los mejores complementos para Gmail. Para los usuarios de Outlook, en cambio, una correcta estrategia de archivo puede comenzar con una copia de seguridad completa de correos, contactos y calendario, que sienta las bases para una gestión documental más robusta y segura.
La gestión de los correos electrónicos es una competencia digital esencial en la vida personal y profesional. Saber guardar correctamente un mensaje en formato EML o PDF no es un mero ejercicio técnico, sino una elección estratégica que impacta en la seguridad, la accesibilidad y el valor legal de nuestras comunicaciones. Hemos visto cómo el EML es el guardián de la tradición archivística digital, preservando la integridad original del mensaje para fines de conformidad y prueba. Por el contrario, el PDF representa la innovación al servicio de la practicidad, ofreciendo un formato universal, compartible y de fácil consulta.
La elección entre los dos formatos depende únicamente del contexto y del objetivo: EML para la fidelidad absoluta, PDF para la máxima compatibilidad. Adoptar una política de archivo consciente, quizás apoyada por herramientas automáticas, significa transformar la propia bandeja de entrada de un flujo caótico de información a un archivo digital organizado, seguro y de valor. En un mundo donde la información es el bien más preciado, conservarla de la manera correcta es el primer paso para protegerla y valorizarla en el tiempo.
Guardar un correo como archivo .EML o PDF es fundamental por varias razones. En primer lugar, garantiza un archivo a largo plazo, independiente de tu proveedor de correo electrónico que podría cerrar o cambiar sus políticas. En segundo lugar, un archivo separado es más fácil de compartir, reenviar o adjuntar a trámites legales y administrativos. Por último, te permite organizar las comunicaciones importantes en carpetas temáticas en tu ordenador, creando un archivo personal o profesional ordenado y siempre accesible, incluso sin conexión.
La diferencia es sustancial y depende del uso que debas darle. El formato .EML es una copia exacta del correo original: conserva el texto, el formato, los adjuntos y toda la información técnica (encabezados, metadatos). Es ideal si prevés volver a importar el mensaje en otro cliente de correo. El PDF, en cambio, es como una ‘fotografía’ del mensaje: preserva el aspecto visual, es universalmente legible en cualquier dispositivo y no es fácilmente modificable, lo que lo hace perfecto para compartir documentos oficiales, la impresión y el archivo a largo plazo.
El procedimiento es muy similar en casi todos los clientes de correo (Gmail, Outlook, Mail de Apple). Abre el correo que te interesa y busca la opción ‘Imprimir’. En el menú de impresión que se abrirá, en lugar de seleccionar una impresora física, elige la opción ‘Guardar como PDF’ o ‘Microsoft Print to PDF’. En este punto, podrás dar un nombre al archivo y guardarlo en una carpeta de tu ordenador.
Depende del formato que elijas. Si guardas en formato .EML, todos los adjuntos originales se incorporan directamente dentro del archivo y pueden abrirse junto con el mensaje. Si, por el contrario, eliges imprimir en PDF, normalmente solo se guarda la información visible en el cuerpo del correo, como el nombre del archivo adjunto, pero no el archivo en sí. Para incluir los adjuntos con un PDF, deberías descargarlos primero por separado y luego, eventualmente, unirlos al PDF del mensaje con herramientas específicas.
Sí, para abrir correctamente un archivo .EML y visualizar su contenido, formato y adjuntos, es necesario utilizar un cliente de correo electrónico como Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird o Apple Mail. Aunque un editor de texto puede mostrar el texto del mensaje, no será capaz de interpretar el formato ni de extraer los adjuntos. Como alternativa, es posible cambiar la extensión del archivo de .eml a .mht para intentar abrirlo con un navegador web como Edge o Chrome.