Auf dem heutigen digitalen Markt ist die direkte und persönliche Kommunikation mit Kunden zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor geworden. In Deutschland, wo eine Kultur der Professionalität und des Vertrauens tief verwurzelt ist, erweisen sich Werkzeuge wie WhatsApp Business als wertvolle Verbündete. Diese Plattform ermöglicht es, die Schnelligkeit der Technologie mit der Wärme eines menschlichen Gesprächs zu verbinden. Doch wie kann man bei einer wachsenden Anzahl von Chats Ordnung und Effizienz wahren? Die Antwort liegt in einer ebenso einfachen wie leistungsstarken Funktion: den Labels. Die Verwaltung von WhatsApp Business-Labels, insbesondere bequem über die Web-Plattform, verwandelt eine Liste von Konversationen in eine organisierte und strategische Kundendatenbank.
Dieses Tool ermöglicht es, Chats nach benutzerdefinierten Kriterien zu katalogisieren, was den Arbeitsablauf flüssiger und intuitiver macht. Stellen Sie sich einen Handwerker vor, der Bestellungen im Blick behalten muss, einen Freiberufler, der Termine verwaltet, oder eine kleine Pension, die mit ihren Gästen kommuniziert. Für sie alle bedeutet das Anbringen eines farbigen Labels an einem Chat, die Situation auf einen Blick unter Kontrolle zu haben – direkt vom Computer aus. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Labels von WhatsApp Web optimal nutzen können, um Tradition und Innovation für einen tadellosen Kundenservice zu verbinden.
Was sind die Labels von WhatsApp Business?
Die Labels von WhatsApp Business sind farbige Markierungen, mit denen sich Gespräche mit Kunden organisieren und klassifizieren lassen. Sie funktionieren ähnlich wie digitale Etiketten oder farbige Haftnotizen und ermöglichen es, den Status eines Chats oder die Art eines Kontakts schnell zu erkennen. Zum Beispiel können Labels wie „Neuer Kunde“, „Bestellung in Bearbeitung“, „Zahlung erhalten“ oder „Supportanfrage“ erstellt werden. Diese Funktion soll kleinen und mittleren Unternehmen helfen, ihre Kommunikation zu segmentieren und ihren Arbeitsablauf effizienter zu gestalten. Die Anwendung ermöglicht die Erstellung von bis zu 20 benutzerdefinierten Labels und bietet somit eine gute Flexibilität, um sich an die unterschiedlichen betrieblichen Anforderungen jedes Unternehmens anzupassen.
Der Hauptvorteil ist die visuelle Übersichtlichkeit. Beim Öffnen von WhatsApp geben die Farben der Labels einen sofortigen Überblick über die Prioritäten. Dieses System vereinfacht nicht nur das Follow-up, sondern ermöglicht auch das Senden gezielter Mitteilungen an bestimmte Kundengruppen, wie z. B. Werbeaktionen oder Updates, über die mit den Labels verknüpften Broadcast-Listen. Es ist ein Werkzeug, das trotz seiner Einfachheit das Kundenservice-Management verändert und es strukturierter und professioneller macht, wie in unserem Leitfaden für den Kundenservice mit WhatsApp für Unternehmen erklärt.
Wie man Labels über WhatsApp Web und Desktop verwaltet
Obwohl die Erstellung und Bearbeitung der Labels zunächst über die mobile Anwendung eingerichtet werden muss, ist ihre tägliche Verwaltung perfekt in die Versionen WhatsApp Web und Desktop integriert. Dies ermöglicht ein bequemeres und schnelleres Arbeiten, indem man einen größeren Bildschirm und die Computertastatur nutzt. Sobald die Labels auf dem Telefon erstellt wurden, synchronisieren sie sich automatisch mit der PC-Version und sind sofort verfügbar. Das Arbeiten am Desktop bietet eine flüssigere Benutzererfahrung, die für diejenigen unerlässlich ist, die während des Arbeitstages ein hohes Gesprächsvolumen bewältigen.
Labels erstellen und bearbeiten (mobil)
Der erste Schritt zur Verwendung von Labels ist deren Erstellung. Dies geschieht ausschließlich über die WhatsApp Business App auf dem Smartphone. Der Vorgang ist einfach und intuitiv. Gehen Sie einfach zu den Einstellungen, wählen Sie Unternehmenstools und dann Labels. Hier finden Sie einige vordefinierte Labels wie „Neuer Kunde“ oder „Bestellung abgeschlossen“, die bearbeitet oder gelöscht werden können. Um ein neues hinzuzufügen, tippen Sie einfach auf „Neues Label hinzufügen“, geben Sie einen Namen ein (z. B. „Angebot gesendet“), wählen Sie eine Farbe und speichern Sie. Diese Flexibilität ermöglicht es jedem Unternehmen, vom Handwerksbetrieb bis zum Berater, das System an seinen spezifischen Verkaufs- oder Supportprozess anzupassen.
Labels auf Chats am PC anwenden
Einmal konfiguriert, ist das Anwenden von Labels über WhatsApp Web ein schneller Vorgang. Um einem Gespräch ein Label zuzuweisen, fahren Sie einfach mit der Maus über den gewünschten Chat, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil, der erscheint, und wählen Sie „Chat labeln“. Es öffnet sich ein Menü mit all Ihren erstellten Labels, aus dem Sie das passende auswählen können. Es ist auch möglich, demselben Chat mehrere Labels zuzuweisen, um eine noch detailliertere Kategorisierung zu ermöglichen. Zum Beispiel könnte ein Kunde gleichzeitig „Stammkunde“ sein und eine laufende „Supportanfrage“ haben. Diese Funktionalität ist entscheidend, um die Chats geordnet und den Kopf frei zu halten und die betriebliche Effizienz zu verbessern.
Chats nach Label filtern und finden
Das wahre Potenzial der Labels zeigt sich, wenn man Gespräche schnell wiederfinden muss. In WhatsApp Web klicken Sie einfach auf die drei Punkte oben links (das Menü) und wählen „Labels“. Es erscheint eine Liste aller erstellten Labels. Wenn Sie auf eines davon klicken, werden alle Chats und Nachrichten angezeigt, denen es zugewiesen wurde. Diese Filterfunktion ist äußerst nützlich. Sie ermöglicht es beispielsweise, alle Kunden mit dem Status „Zahlung ausstehend“ anzuzeigen, um eine Mahnung zu senden, oder die „Informationsanfragen“ zu bündeln, um sie gebündelt zu beantworten und so Zeit und Ressourcen zu optimieren.
Nutzungsstrategien für Unternehmen: Tradition und Innovation verbinden
Im deutschen und europäischen Kontext, wo die persönliche Kundenbeziehung einen unschätzbaren Wert hat, werden die Labels von WhatsApp Business zu einer Brücke zwischen Tradition und Innovation. Sie ermöglichen es, jene persönliche Note und Detailgenauigkeit beizubehalten, die typisch für das „Geschäft um die Ecke“ sind, jedoch mit der Effizienz digitaler Werkzeuge. Ein kleiner E-Commerce für regionale Produkte kann beispielsweise das Label „VIP-Kunde“ für seine treuesten Käufer verwenden, um ihnen exklusive Angebote zu senden. Ein Ferienhof kann Gäste mit Labels wie „Familien mit Kindern“ oder „Paare am Wochenende“ segmentieren, um maßgeschneiderte Aktivitäten vorzuschlagen. Diese Fähigkeit zur Segmentierung verwandelt die Kommunikation von allgemein zu persönlich und erhöht die Kundenbindung.
Der strategische Einsatz von Labels hilft, keine Gelegenheit zu verpassen. Ein Tischler könnte einen Arbeitsablauf haben, der auf Labels wie: „Angebotsanfrage“, „Entwurf zur Genehmigung“, „In Bearbeitung“ und „Bereit zur Auslieferung“ basiert. Jeder Chat durchläuft diesen Prozess, wodurch sichergestellt wird, dass keine Phase übersehen wird. Auf diese Weise ersetzt die Technologie nicht die menschliche Beziehung, sondern stärkt sie, indem sie dem Unternehmer ermöglicht, mehr Zeit für die Produktqualität und weniger für die unorganisierte Verwaltung der Kommunikation aufzuwenden. Für diejenigen, die den Einsatz von WhatsApp im beruflichen Umfeld vertiefen möchten, bietet unser vollständiger Leitfaden zu WhatsApp Web weitere Anregungen.
Kurz gesagt (TL;DR)
Erfahren Sie, wie Sie Kunden und Chats effizient organisieren, indem Sie WhatsApp Business-Labels direkt über die Web-Plattform verwalten.
Entdecken Sie, wie Sie Labels erstellen, zuweisen und bearbeiten, um Gespräche zu segmentieren und den Arbeitsablauf direkt von Ihrem Computer aus zu optimieren.
Erfahren Sie, wie Sie farbige Labels über WhatsApp Web anwenden, ändern und verwalten, um Gespräche zu klassifizieren und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Labels von WhatsApp Business ein außerordentlich wirksames Werkzeug für jedes Unternehmen sind, das sein Kundenmanagement optimieren möchte. Die Möglichkeit, sie bequem von der Web-Plattform aus zu nutzen, verstärkt ihre Vorteile zusätzlich und ermöglicht eine flüssige und zentralisierte Arbeitsorganisation direkt vom Computer aus. Für den deutschen und europäischen Markt, der sowohl technologische Innovation als auch die Tradition eines aufmerksamen und persönlichen Kundenservice schätzt, bieten die Labels das Beste aus beiden Welten. Sie ermöglichen es, Kontakte zu segmentieren, Verkaufsprozesse zu verfolgen und die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden nie aus den Augen zu verlieren.
Die Einführung eines gut strukturierten Label-Systems bedeutet, WhatsApp von einem einfachen Messaging-Kanal in ein echtes, leichtes und intuitives Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) zu verwandeln. Ob es sich um ein kleines Geschäft, einen Freiberufler oder ein mittelständisches Unternehmen handelt, die visuelle Ordnung und die Fähigkeit, Gespräche zu filtern, führen zu Zeitersparnis, höherer Effizienz und letztendlich zu zufriedeneren Kunden. Der Einstieg ist einfach, und die Vorteile in Bezug auf Produktivität und Servicequalität zeigen sich sofort, was diese Funktion zu einem fast obligatorischen Schritt für jeden macht, der WhatsApp Business professionell nutzt.
Häufig gestellte Fragen
Um Labels über WhatsApp Web/Desktop zu verwenden, öffnen Sie den Chat eines Kunden, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie ‘Chat labeln’. Von hier aus können Sie ein bestehendes Label auswählen oder ein neues erstellen. Labels, die vom Desktop aus erstellt oder geändert werden, werden automatisch mit der App auf Ihrem Smartphone synchronisiert.
Ja, WhatsApp Business ermöglicht die Erstellung vollständig personalisierter Labels. Sie können den Namen und die Farbe jedes Labels definieren, um es perfekt an Ihren Arbeitsablauf anzupassen, zum Beispiel um zwischen ‘Neuer Kunde’, ‘Bestellung zu versenden’ oder ‘Zahlung erhalten’ zu unterscheiden.
Sie können bis zu 20 verschiedene Labels erstellen. Diese Begrenzung ist für kleine und mittlere Unternehmen gedacht, um Gespräche effizient zu organisieren. Wenn Sie mehr Labels benötigen, könnten Sie Lösungen in Betracht ziehen, die die WhatsApp Business APIs nutzen.
Ja, die Labels werden auf allen mit Ihrem WhatsApp Business-Konto verbundenen Geräten synchronisiert. Jede Änderung, Hinzufügung oder Löschung eines Labels, die in WhatsApp Web vorgenommen wird, ist sofort in der App auf Ihrem Smartphone sichtbar und umgekehrt.
Nein, die Label-Funktion ist ein kostenloses, in die WhatsApp Business-Anwendung und ihre Web-Version integriertes Werkzeug. Sie wurde entwickelt, um kleinen und mittleren Unternehmen zu helfen, die Kommunikation mit Kunden ohne zusätzliche Kosten besser zu organisieren.
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