Nell’era della comunicazione istantanea, la gestione delle aspettative dei clienti è diventata cruciale. WhatsApp Business si è affermato come uno strumento indispensabile per le aziende italiane, unendo la familiarità di una chat alla professionalità richiesta dal mercato. La possibilità di impostare un messaggio di assenza, specialmente tramite la comoda interfaccia web, rappresenta un punto di incontro tra tradizione e innovazione. Permette di mantenere un filo diretto con il cliente, anche fuori orario, comunicando attenzione e rispetto, valori profondamente radicati nella cultura mediterranea del servizio. Questa guida completa esplora come configurare e sfruttare al meglio questa funzione da PC.
L’utilizzo di risposte automatiche non è solo una questione di efficienza, ma anche di strategia. Secondo dati recenti, un numero sempre maggiore di consumatori preferisce interagire con le aziende tramite messaggistica. In Italia, dove WhatsApp ha un tasso di penetrazione di quasi il 97%, ignorare questo canale significa perdere un’importante opportunità di contatto. Un messaggio di assenza ben congegnato rassicura il cliente, gestisce le sue aspettative sui tempi di risposta e rafforza l’immagine di un’azienda organizzata e affidabile, anche quando piccola o a gestione familiare.
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Perché il messaggio di assenza è uno strumento strategico
Il messaggio di assenza su WhatsApp Business è molto più di un semplice “torno subito” digitale. È il primo mattone per costruire una relazione di fiducia con il cliente. Quando un utente contatta un’azienda, si aspetta una risposta rapida. Un silenzio prolungato può generare frustrazione e la sensazione di essere ignorati. Una risposta automatica, invece, conferma immediatamente la ricezione del messaggio e fornisce informazioni preziose, come gli orari di apertura o un contatto alternativo per le urgenze. Questo piccolo accorgimento migliora drasticamente la customer experience, dimostrando che l’azienda valorizza il tempo e le richieste del suo interlocutore, anche quando l’ufficio è chiuso.
In un mercato competitivo, ogni dettaglio conta. L’automazione offerta da WhatsApp Business permette anche alle piccole e medie imprese di apparire strutturate e professionali. Non è necessario un grande team di assistenza clienti per garantire una comunicazione continua. Con pochi e semplici passaggi, è possibile configurare un sistema che lavora per te 24/7, gestendo le comunicazioni in entrata e proiettando un’immagine di efficienza e modernità. Questo strumento, sebbene semplice, contribuisce a ridurre il carico di lavoro manuale e a ottimizzare le risorse.
Guida passo-passo alla configurazione da WhatsApp Web
Impostare un messaggio di assenza direttamente dal computer è un’operazione semplice e veloce, che permette di gestire le comunicazioni aziendali con maggiore comodità. Sebbene la configurazione iniziale degli strumenti business avvenga principalmente tramite l’app mobile, la gestione quotidiana può beneficiare dell’interfaccia web. Per iniziare, è necessario avere un account WhatsApp Business attivo e collegato a WhatsApp Web o Desktop.
La procedura, una volta effettuato l’accesso, richiede di navigare nelle impostazioni dedicate agli strumenti di attività. Ecco i passaggi fondamentali:
- Accedi agli Strumenti attività: Clicca sui tre puntini o sulla freccia verso il basso nella parte superiore della lista chat, quindi seleziona “Impostazioni”. Da qui, naviga fino a “Strumenti attività”.
- Seleziona Messaggio d’assenza: All’interno del menu degli strumenti, troverai l’opzione “Messaggio d’assenza”. Cliccaci sopra per accedere alla schermata di configurazione.
- Attiva e personalizza: Attiva l’interruttore per abilitare la funzione. A questo punto, potrai modificare il testo del messaggio. È consigliabile creare un messaggio chiaro, conciso e in linea con il tono di voce del tuo brand.
Programmazione e destinatari: il cuore della personalizzazione
La vera efficacia del messaggio di assenza risiede nelle opzioni di personalizzazione. WhatsApp Business permette di definire con precisione quando e a chi inviare la risposta automatica. Questa flessibilità è essenziale per adattare la comunicazione alle reali esigenze operative dell’azienda. Le opzioni di programmazione includono: “Invia sempre”, ideale per periodi di ferie; “Programmazione personalizzata”, per fasce orarie specifiche; e “Al di fuori degli orari di apertura”, che si attiva automaticamente se hai impostato gli orari nel tuo profilo aziendale.
Altrettanto importante è la scelta dei destinatari. Puoi decidere di inviare il messaggio a “Tutti”, a “Tutti quelli non in rubrica” per gestire i nuovi contatti, oppure escludere o includere contatti specifici. Quest’ultima opzione è utile, ad esempio, per evitare di inviare messaggi automatici a fornitori o collaboratori abituali. Una corretta configurazione di queste impostazioni ti permette di avere un servizio clienti su WhatsApp più intelligente e meno invasivo.
Esempi pratici per un messaggio efficace
La teoria è importante, ma gli esempi concreti aiutano a passare all’azione. Un buon messaggio di assenza deve essere informativo, cortese e, se possibile, utile. Ecco alcuni modelli adattabili a diversi contesti, dalla tradizione artigiana all’innovazione di una startup, tenendo conto della cultura italiana che apprezza un tocco personale.
Esempio formale per professionisti e studi:
“Grazie per il suo messaggio. I nostri uffici sono aperti dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00. Le risponderemo non appena possibile durante l’orario lavorativo. Per urgenze, può visitare il nostro sito web [Il tuo sito]. Cordiali saluti.” Questo modello è perfetto per avvocati, commercialisti o consulenti, poiché comunica professionalità e fornisce un’alternativa chiara.
Esempio amichevole per negozi e attività commerciali:
“Ciao! Grazie per averci scritto. Al momento il nostro negozio è chiuso. Ti risponderemo domani mattina a partire dalle 9:30. Nel frattempo, puoi dare un’occhiata alle nostre novità qui: [Link alla pagina social o al sito]. A presto!” Questo tono più informale si adatta bene a boutique, ristoranti o artigiani, creando un legame empatico con il cliente.
Esempio per chiusura per ferie:
“Grazie per averci contattato! Saremo chiusi per ferie dal [data inizio] al [data fine]. Risponderemo a tutti i messaggi al nostro rientro. Per informazioni sui nostri prodotti, puoi consultare il nostro catalogo online: [Link al catalogo]. Buone vacune!” Comunicare in anticipo i periodi di chiusura è un segno di grande rispetto verso la clientela. Potresti anche considerare di usare le liste broadcast per avvisare i clienti più fedeli prima della chiusura.
Oltre il messaggio di assenza: integrare l’automazione
Il messaggio di assenza è solo uno degli strumenti di automazione offerti da WhatsApp Business. Per una strategia di comunicazione veramente integrata, è fondamentale utilizzarlo in sinergia con altre funzionalità come i messaggi di benvenuto e le risposte rapide. Il messaggio di benvenuto accoglie i clienti che scrivono per la prima volta, offrendo un saluto immediato e magari uno sconto o un’informazione utile. Le risposte rapide, invece, permettono di salvare e riutilizzare messaggi frequenti, come indicazioni stradali, listini prezzi o risposte a domande comuni, semplicemente digitando una scorciatoia.
L’uso combinato di questi strumenti trasforma WhatsApp in un potente alleato per il customer service. Mentre il messaggio di assenza gestisce le comunicazioni fuori orario, quello di benvenuto apre la conversazione in modo proattivo. Le risposte rapide, infine, velocizzano le interazioni durante l’orario di lavoro, garantendo coerenza e precisione nelle informazioni fornite. Questa sinergia non solo migliora l’efficienza, ma permette anche di dedicare più tempo alle conversazioni complesse che richiedono un tocco umano, unendo così il meglio dell’innovazione tecnologica alla tradizione di un servizio clienti attento e personalizzato.
Conclusioni

Impostare un messaggio di assenza su WhatsApp Business tramite web è un’operazione semplice con un impatto profondo sulla percezione del brand. In un contesto come quello italiano ed europeo, dove la cura del cliente e la chiarezza comunicativa sono valori fondamentali, questo strumento diventa un ponte tra l’efficienza richiesta dal mercato moderno e la tradizione di un servizio attento e personale. Non si tratta solo di automatizzare una risposta, ma di gestire le aspettative, fornire informazioni utili e dimostrare rispetto per il tempo del cliente, anche quando non si è fisicamente disponibili. L’integrazione di questa funzione con altri strumenti di automazione, come i messaggi di benvenuto e le risposte rapide, permette di costruire una strategia di comunicazione solida e professionale. In definitiva, padroneggiare queste funzionalità significa trasformare WhatsApp Business da semplice app di messaggistica a vero e proprio asset strategico per la crescita della propria attività.
Ora che hai imparato a gestire i messaggi di assenza, porta la tua strategia su WhatsApp Business al livello successivo. Scopri le nostre guide per automatizzare le risposte, creare cataloghi e migliorare la comunicazione con i tuoi clienti.
Domande frequenti

La configurazione del messaggio di assenza si effettua principalmente tramite l’applicazione mobile di WhatsApp Business. Una volta impostato dal telefono, il messaggio sarà attivo e verrà inviato automaticamente anche quando gestisci le chat da WhatsApp Web o Desktop. Per impostarlo, apri l’app sul cellulare, vai su ‘Impostazioni’ > ‘Strumenti attività’ e seleziona ‘Messaggio d’assenza’. Qui potrai attivare la funzione, scrivere il testo e salvare.
Sì, WhatsApp Business offre opzioni flessibili per la programmazione. Puoi scegliere di inviare il messaggio di assenza ‘Sempre’, secondo una ‘Programmazione personalizzata’ (specificando giorni e orari), oppure ‘Al di fuori degli orari di apertura’. Quest’ultima opzione è disponibile solo se hai preventivamente configurato gli orari della tua attività nel profilo business.
Certamente. WhatsApp Business ti permette di definire con precisione chi riceverà il tuo messaggio di assenza. Le opzioni disponibili includono: inviarlo a ‘Tutti’, a ‘Tutti quelli non in rubrica’, a ‘Tutti, eccetto…’ alcuni contatti specifici, oppure ‘Invia solo a…’ una lista selezionata di contatti. Questa flessibilità ti consente di personalizzare la comunicazione in base al tipo di cliente.
Un messaggio di assenza efficace è chiaro, cortese e utile. Inizia ringraziando il cliente per il contatto. Comunica che al momento non sei disponibile e, se possibile, specifica un tempo di risposta stimato (es. ‘risponderemo entro 24 ore’). È una buona pratica includere un’alternativa, come l’indirizzo del tuo sito web per informazioni o un contatto per emergenze. Un esempio potrebbe essere: ‘Grazie per averci scritto! Al momento non siamo disponibili, ma risponderemo al più presto. Per urgenze, può visitare il nostro sito web [il tuo sito].’.
L’opzione per configurare il messaggio di assenza e altri strumenti avanzati si trova nell’applicazione mobile di WhatsApp Business, non direttamente nell’interfaccia di WhatsApp Web o Desktop. Se non vedi la sezione ‘Strumenti attività’ nelle impostazioni, assicurati di stare utilizzando l’app ‘WhatsApp Business’ e non la versione standard di WhatsApp, poiché questa funzionalità è esclusiva per gli account aziendali. Una volta configurato dal cellulare, il sistema funzionerà su tutti i dispositivi collegati.