Pe Scurt (TL;DR)
Descoperă cum să organizezi clienții și conversațiile în mod eficient gestionând etichetele WhatsApp Business direct de pe platforma web.
Află cum să creezi, să atribui și să modifici etichetele pentru a segmenta conversațiile și a optimiza fluxul de lucru direct de pe computerul tău.
Descoperă cum să aplici, să modifici și să gestionezi etichetele colorate din WhatsApp Web pentru a clasifica conversațiile și a optimiza fluxul de lucru.
Diavolul se ascunde în detalii. 👇 Continuă să citești pentru a descoperi pașii critici și sfaturile practice pentru a nu greși.
În piața digitală de astăzi, comunicarea directă și personală cu clienții a devenit un factor cheie pentru succes. În Italia, unde cultura relațiilor interpersonale și a încrederii este profund înrădăcinată, instrumente precum WhatsApp Business se dovedesc a fi aliați prețioși. Această platformă permite, de fapt, îmbinarea rapidității tehnologiei cu căldura conversației umane. Dar, odată cu creșterea numărului de conversații, cum se poate menține ordinea și eficiența? Răspunsul constă într-o funcție pe cât de simplă, pe atât de puternică: etichetele. Gestionarea etichetelor WhatsApp Business, mai ales din confortul platformei web, transformă o listă de conversații într-un database de clienți organizat și strategic.
Acest instrument permite catalogarea conversațiilor pe baza unor criterii personalizate, făcând gestionarea fluxului de lucru mai fluidă și mai intuitivă. Să ne imaginăm un meșteșugar care trebuie să țină evidența comenzilor, un liber profesionist care gestionează programări sau o mică unitate de cazare care comunică cu oaspeții săi. Pentru toți aceștia, posibilitatea de a aplica o etichetă colorată unei conversații înseamnă a avea situația sub control dintr-o privire, direct de pe computer. Acest ghid va explora modul în care se pot exploata la maximum etichetele din WhatsApp Web, îmbinând tradiția și inovația pentru un serviciu clienți impecabil.
Ce sunt etichetele WhatsApp Business
Etichetele WhatsApp Business sunt marcaje colorate care permit organizarea și clasificarea conversațiilor cu clienții. Funcționează similar cu etichetele digitale sau cu post-it-urile colorate, permițând identificarea rapidă a stării unei conversații sau a tipologiei unui contact. De exemplu, se pot crea etichete precum “Client Nou”, “Comandă în Curs”, “Plată Primită” sau “Cerere de Asistență”. Această funcționalitate este concepută pentru a ajuta întreprinderile mici și mijlocii să segmenteze comunicările și să își gestioneze mai eficient propriul flux de lucru. Aplicația permite crearea a până la 20 de etichete personalizate, oferind astfel o bună flexibilitate pentru a se adapta la diversele nevoi operaționale ale fiecărei activități.
Principalul avantaj este claritatea vizuală. Deschizând WhatsApp, culorile etichetelor oferă o imagine de ansamblu imediată a priorităților. Acest sistem nu doar simplifică follow-up-ul, dar permite și trimiterea de comunicări țintite către grupuri specifice de clienți, cum ar fi promoții sau actualizări, prin intermediul listelor de difuzare (broadcast) conectate la etichete. Este un instrument care, în ciuda simplității sale, transformă gestionarea asistenței pentru clienți, făcând-o mai structurată și mai profesionistă, așa cum este explicat în ghidul nostru pentru serviciul clienți cu WhatsApp pentru companii.
Cum să gestionezi etichetele din WhatsApp Web și Desktop
Deși crearea și modificarea etichetelor trebuie setate inițial din aplicația mobilă, gestionarea lor zilnică este perfect integrată în versiunile WhatsApp Web și Desktop. Acest lucru permite lucrul într-un mod mai confortabil și mai rapid, profitând de un ecran mai mare și de tastatura computerului. Odată create etichetele pe telefon, acestea se sincronizează automat cu versiunea pentru PC, devenind imediat disponibile. Lucrul de pe desktop oferă o experiență de utilizare mai fluidă, esențială pentru cei care gestionează un volum mare de conversații în timpul zilei de lucru.
Crearea și modificarea etichetelor (de pe mobil)
Primul pas pentru a utiliza etichetele este crearea lor. Această operațiune se efectuează exclusiv din aplicația WhatsApp Business de pe smartphone. Procedura este simplă și intuitivă. Trebuie doar să accesezi Setări, să selectezi Instrumente pentru afaceri și apoi Etichete. Aici se găsesc câteva etichete predefinite precum “Client nou” sau “Comandă finalizată”, care pot fi modificate sau șterse. Pentru a adăuga una nouă, este suficient să atingi “Adaugă etichetă nouă”, să introduci un nume (ex. “Ofertă Trimisă”), să alegi o culoare și să salvezi. Această flexibilitate permite fiecărei companii, de la atelierul meșteșugăresc la consultant, să personalizeze sistemul în funcție de propriul proces specific de vânzare sau de asistență.
Aplicarea etichetelor conversațiilor de pe PC
Odată configurate, aplicarea etichetelor din WhatsApp Web este o operațiune rapidă. Pentru a atribui o etichetă unei conversații, trebuie doar să treci cu mouse-ul peste conversația dorită, să dai clic pe săgeata în jos care apare și să selectezi “Etichetează conversația”. Se va deschide un meniu cu toate etichetele create, de unde se va putea alege cea mai potrivită. De asemenea, este posibil să aplici mai multe etichete aceleiași conversații, pentru o categorisire și mai detaliată. De exemplu, un client ar putea fi simultan “Client fidel” și să aibă o “Cerere de asistență” în curs. Această funcționalitate este crucială pentru a menține conversațiile ordonate și mintea limpede, îmbunătățind eficiența operațională.
Filtrarea și găsirea conversațiilor după etichetă
Adevăratul potențial al etichetelor iese la iveală atunci când ai nevoie să regăsești rapid conversațiile. Pe WhatsApp Web, este suficient să dai clic pe cele trei puncte din stânga sus (meniul) și să selectezi “Etichete”. Va apărea lista tuturor etichetelor create. Dând clic pe una dintre ele, vor fi afișate toate conversațiile și mesajele cărora le-a fost aplicată. Această funcție de filtrare este extrem de utilă. Permite, de exemplu, vizualizarea tuturor clienților în “Așteptare plată” pentru a trimite o notificare, sau gruparea “Cererilor de informații” pentru a răspunde masiv, optimizând timpul și resursele.
Strategii de utilizare pentru companiile italiene: îmbinarea tradiției cu inovația
În contextul italian și mediteranean, unde relația personală cu clientul are o valoare inestimabilă, etichetele WhatsApp Business devin o punte între tradiție și inovație. Acestea permit menținerea acelei atingeri personale și a acelei atenții la detalii tipice “magazinului de la colț”, dar cu eficiența instrumentelor digitale. Un mic e-commerce cu produse tipice, de exemplu, poate folosi eticheta “Client VIP” pentru cumpărătorii săi cei mai fideli, trimițându-le oferte exclusive. O pensiune agroturistică poate segmenta oaspeții cu etichete precum “Familii cu copii” sau “Cupluri în weekend” pentru a propune activități personalizate. Această capacitate de segmentare transformă comunicarea din generică în personală, crescând fidelizarea.
Utilizarea strategică a etichetelor ajută la a nu pierde nicio oportunitate. Un meșteșugar în lemn ar putea avea un flux de lucru bazat pe etichete precum: “Cerere ofertă”, “Proiect în aprobare”, “În lucru” și “Gata de livrare”. Fiecare conversație se mișcă de-a lungul acestui parcurs, garantând că nicio fază nu este neglijată. În acest fel, tehnologia nu înlocuiește relația umană, ci o potențează, permițând antreprenorului să dedice mai mult timp calității produsului și mai puțin gestionării dezorganizate a comunicărilor. Pentru cei care doresc să aprofundeze utilizarea WhatsApp în mediul profesional, ghidul nostru complet pentru WhatsApp Web oferă idei suplimentare.
- Creează etichetele de pe smartphone
Deschide WhatsApp Business pe telefon, mergi la Setări > Instrumente pentru afaceri > Etichete. Adaugă o etichetă nouă, atribuie-i un nume și o culoare pentru a începe organizarea clienților.
- Accesează WhatsApp Web
Deschide WhatsApp Web sau aplicația Desktop pe PC. Etichetele create pe mobil se vor sincroniza automat, permițându-ți să gestionezi conversațiile confortabil de la tastatură și pe un ecran mare.
- Aplică eticheta conversației
Treci cursorul peste conversația dorită din listă, dă clic pe săgeata în jos și selectează "Etichetează conversația". Alege una sau mai multe categorii din meniu pentru a clasifica contactul.
- Filtrează conversațiile
Pentru a găsi rapid clienții, dă clic pe cele trei puncte ale meniului din partea de sus și selectează "Etichete". Alege o categorie pentru a vizualiza toate conversațiile și mesajele asociate acelui grup.
- Gestionează fluxul de lucru
Utilizează etichetele pentru a urmări starea comenzilor, cum ar fi "Ofertă trimisă" sau "În așteptare plată", transformând lista de conversații într-un CRM vizual și organizat pentru afacerea ta.
Concluzii
În concluzie, etichetele WhatsApp Business reprezintă un instrument de o eficacitate extraordinară pentru orice activitate care dorește să optimizeze gestionarea clienților. Posibilitatea de a le utiliza confortabil de pe platforma web le amplifică și mai mult beneficiile, permițând o organizare a muncii fluidă și centralizată direct de pe computer. Pentru piața italiană și europeană, care valorizează atât inovația tehnologică, cât și tradiția unui serviciu clienți atent și personalizat, etichetele oferă ce e mai bun din ambele lumi. Acestea permit segmentarea contactelor, urmărirea proceselor de vânzare și menținerea în permanență a atenției asupra nevoilor fiecărui client în parte.
Adoptarea unui sistem de etichete bine structurat înseamnă transformarea WhatsApp dintr-un simplu canal de mesagerie într-un veritabil instrument de management al relațiilor cu clienții (CRM), ușor și intuitiv. Fie că este vorba de un mic magazin, de un liber profesionist sau de o întreprindere medie, ordinea vizuală și capacitatea de a filtra conversațiile se traduc într-o economie de timp, o eficiență mai mare și, în cele din urmă, în clienți mai mulțumiți. Începutul este simplu, iar avantajele în termeni de productivitate și calitate a serviciului se manifestă imediat, făcând din această funcționalitate un pas aproape obligatoriu pentru oricine utilizează WhatsApp Business în mod profesional.
Întrebări frecvente
Pentru a folosi etichetele din WhatsApp Web/Desktop, deschide conversația unui client, dă clic pe cele trei puncte din dreapta sus și selectează ‘Etichetează conversația’. De aici poți alege o etichetă existentă sau poți crea una nouă. Etichetele create sau modificate de pe desktop sunt sincronizate automat cu aplicația de pe smartphone-ul tău.
Da, WhatsApp Business permite crearea de etichete complet personalizate. Poți defini numele și culoarea fiecărei etichete pentru a o adapta perfect fluxului tău de lucru, de exemplu pentru a distinge ‘Client nou’, ‘Comandă de expediat’ sau ‘Plată primită’.
Poți crea până la un maxim de 20 de etichete diferite. Această limită este gândită pentru întreprinderile mici și mijlocii pentru a organiza conversațiile în mod eficient. Dacă ai nevoie de mai multe etichete, ai putea lua în considerare soluții care utilizează API-urile WhatsApp Business.
Da, etichetele sunt sincronizate pe toate dispozitivele conectate la contul tău WhatsApp Business. Orice modificare, adăugare sau ștergere a unei etichete făcută pe WhatsApp Web va fi imediat vizibilă în aplicația de pe smartphone-ul tău și invers.
Nu, funcția etichetelor este un instrument gratuit integrat în aplicația WhatsApp Business și în versiunea sa Web. A fost concepută pentru a ajuta întreprinderile mici și mijlocii să organizeze mai bine comunicările cu clienții fără costuri suplimentare.
Ați găsit acest articol util? Există un alt subiect pe care ați dori să-l tratez?
Scrieți-l în comentariile de mai jos! Mă inspir direct din sugestiile voastre.