Stop alle Email in Spam: La Guida Definitiva

Le tue email finiscono in spam? Scopri come aumentare la deliverability e raggiungere la casella di posta dei tuoi destinatari. Guida completa a best practice e autenticazione del dominio (SPF, DKIM).

In Breve (TL;DR)

Scopri le best practice e le configurazioni tecniche essenziali per garantire che le tue email arrivino direttamente nella casella di posta in arrivo dei tuoi destinatari, evitando i temuti filtri antispam.

Dall’autenticazione del dominio (SPF, DKIM) alla qualità dei contenuti, scopri le strategie fondamentali per costruire una reputazione affidabile e massimizzare la deliverability delle tue campagne.

Dall’autenticazione del dominio (SPF, DKIM) alla qualità dei contenuti, scoprirai le strategie fondamentali per assicurarti che ogni messaggio raggiunga la casella di posta principale.

Hai mai dedicato tempo e risorse per creare una comunicazione email perfetta, per poi scoprire che è finita direttamente nella cartella spam del destinatario? È una frustrazione comune, sia che si tratti di una newsletter aziendale, di una comunicazione di servizio o di un semplice messaggio personale. Nel mercato digitale europeo, e in particolare in Italia, dove la comunicazione unisce tradizione e innovazione, garantire che le proprie email raggiungano la casella di posta principale è fondamentale. La buona notizia è che, con le giuste conoscenze e strategie, è possibile migliorare drasticamente la deliverability, ovvero la capacità di recapito dei messaggi. Questo articolo esplora le cause principali per cui le email vengono contrassegnate come indesiderate e fornisce una guida completa per evitarlo.

Comprendere i meccanismi che regolano i filtri anti-spam è il primo passo per superarli. I provider di posta elettronica come Gmail, Outlook o Libero utilizzano algoritmi complessi per proteggere gli utenti da messaggi dannosi o non richiesti. Questi filtri analizzano centinaia di fattori, dalla reputazione del mittente al contenuto del messaggio. Pertanto, inviare email efficaci oggi non è solo una questione di scrittura persuasiva, ma anche di competenza tecnica e rispetto delle buone pratiche. Seguendo i consigli giusti, è possibile costruire un rapporto di fiducia sia con i provider di posta che con i propri destinatari, assicurando che ogni messaggio arrivi a destinazione.

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Flusso di email: una consegnata nella casella di posta in arrivo, l'altra filtrata come spam.
Garantire che le tue email arrivino a destinazione è cruciale. Segui i nostri consigli per non finire mai più nella cartella spam.

Capire perché le Email Finiscono in Spam

Le ragioni per cui un’email viene deviata nella cartella della posta indesiderata sono molteplici e spesso interconnesse. Una delle cause più comuni è la reputazione del mittente, un punteggio che i provider di servizi internet (ISP) assegnano a un indirizzo IP. Una reputazione bassa, causata da precedenti segnalazioni di spam da parte degli utenti o dall’invio di email a indirizzi inesistenti, aumenta drasticamente la probabilità che i futuri messaggi vengano bloccati. Anche l’invio massiccio di email in un breve lasso di tempo può far scattare i filtri, poiché è un comportamento tipico degli spammer. Se il tuo dominio o indirizzo IP finisce in una blacklist, i tuoi messaggi verranno quasi certamente considerati sospetti.

Un altro fattore cruciale è il contenuto del messaggio. L’uso di parole spesso associate allo spam, come “gratis”, “offerta imperdibile” o “guadagno facile”, può attivare i filtri. Lo stesso vale per un uso eccessivo di maiuscole, punti esclamativi, o email composte da una sola grande immagine senza testo di accompagnamento. I link inseriti nel corpo dell’email vengono analizzati attentamente: se puntano a siti web considerati poco sicuri o ingannevoli, l’intero messaggio viene penalizzato. Anche la formattazione gioca un ruolo: una buona struttura, un oggetto chiaro e l’assenza di elementi sospetti contribuiscono a una consegna corretta.

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L’Importanza dell’Autenticazione Email: SPF, DKIM e DMARC

Nel mondo della comunicazione digitale, la fiducia è tutto. Per garantire che le tue email siano riconosciute come legittime dai server di posta dei destinatari, è essenziale implementare i protocolli di autenticazione. Questi standard tecnici, come SPF, DKIM e DMARC, agiscono come un passaporto per i tuoi messaggi, verificando che tu sia effettivamente chi dici di essere e proteggendo il tuo dominio da usi fraudolenti come phishing e spoofing. L’implementazione di questi protocolli non solo migliora la sicurezza, ma aumenta significativamente la deliverability, ovvero la probabilità che le tue email raggiungano la casella di posta in arrivo.

SPF (Sender Policy Framework)

L’SPF è un protocollo che permette al proprietario di un dominio di specificare quali server di posta (indirizzi IP) sono autorizzati a inviare email per suo conto. Funziona attraverso un record DNS di tipo TXT che elenca gli IP autorizzati. Quando un server di posta riceve un’email, controlla il record SPF del dominio mittente. Se l’IP da cui proviene l’email è presente nella lista, il messaggio supera il controllo; in caso contrario, viene considerato sospetto. Questo meccanismo previene la falsificazione dell’indirizzo del mittente, una tecnica comune negli attacchi di phishing.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Il DKIM aggiunge un ulteriore livello di sicurezza associando una firma digitale a ogni email inviata. Questa firma, basata su crittografia a chiave pubblica, viene inserita nell’intestazione del messaggio. Il server del destinatario può verificare la firma utilizzando la chiave pubblica presente nel record DNS del dominio mittente. Se la firma è valida, si ha la certezza che il messaggio non è stato alterato durante il transito e proviene effettivamente dal dominio dichiarato. Il DKIM è particolarmente utile per mantenere l’autenticità dei messaggi inoltrati, situazione in cui l’SPF potrebbe fallire.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

Il DMARC unisce SPF e DKIM, definendo una politica su come gestire le email che non superano questi controlli. Attraverso un record DMARC, il proprietario di un dominio può indicare ai server riceventi di non fare nulla (none), mettere il messaggio in quarantena (quarantine) o rifiutarlo completamente (reject). Una delle funzioni più potenti del DMARC è la sua capacità di reporting. Permette agli amministratori di dominio di ricevere rapporti dettagliati su quali email superano o falliscono i controlli di autenticazione, offrendo una visibilità cruciale su potenziali abusi del proprio dominio. Implementare correttamente SPF, DKIM e DMARC è oggi uno standard globale per chiunque voglia garantire la massima recapitabilità e sicurezza delle proprie comunicazioni.

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Costruire e Mantenere una Buona Reputazione

La reputazione del mittente è uno dei pilastri fondamentali per una deliverability di successo. Gli Internet Service Provider (ISP) valutano costantemente il comportamento di chi invia email per decidere se recapitare i messaggi nella posta in arrivo o nello spam. Una reputazione solida si costruisce nel tempo attraverso pratiche di invio corrette e trasparenti. Un fattore chiave è il coinvolgimento degli utenti: tassi di apertura e di clic elevati segnalano agli ISP che i tuoi contenuti sono apprezzati e pertinenti per i destinatari. Al contrario, un basso coinvolgimento o un alto numero di segnalazioni di spam possono danneggiare rapidamente la tua reputazione.

Per mantenere una reputazione positiva, è cruciale gestire con cura le proprie liste di contatti. Inviare comunicazioni solo a utenti che hanno dato un consenso esplicito (opt-in) è il punto di partenza. È consigliabile utilizzare un sistema di double opt-in, in cui l’utente conferma la sua iscrizione tramite un link inviato via email, per garantire che l’indirizzo sia valido e l’interesse reale. Inoltre, è fondamentale pulire regolarmente le liste, rimuovendo gli indirizzi inattivi o non più esistenti (hard bounce). Infine, offri sempre un modo semplice e immediato per disiscriversi: un link di disiscrizione chiaro e funzionante non solo è un requisito di legge, ma dimostra rispetto per l’utente e aiuta a preservare la qualità della tua lista e, di conseguenza, la tua reputazione.

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Contenuti e Formattazione: L’Arte di Scrivere per la Posta in Arrivo

Il contenuto di un’email è un elemento decisivo per i filtri anti-spam. Un messaggio ben scritto e formattato ha maggiori probabilità di essere percepito come legittimo. L’oggetto dell’email è il primo elemento che viene analizzato: deve essere chiaro, conciso e rappresentativo del contenuto. Evita titoli sensazionalistici, parole considerate “spam” come “Gratis” o “Offerta speciale”, l’uso eccessivo di maiuscole e punteggiatura. Un oggetto onesto e diretto non solo supera i filtri, ma invita anche l’utente ad aprire il messaggio.

Il corpo dell’email deve essere equilibrato. Messaggi composti unicamente da immagini, specialmente se pesanti e senza testo alternativo (tag alt), sono spesso bloccati. È preferibile un buon bilanciamento tra testo e immagini, con un codice HTML pulito e leggero, idealmente sotto i 100 Kb. Anche i link inseriti devono essere affidabili e pertinenti; un numero eccessivo di collegamenti o link a domini con una cattiva reputazione possono essere un segnale d’allarme. Infine, la personalizzazione è una strategia vincente: segmentare la propria lista e inviare contenuti mirati aumenta il coinvolgimento e dimostra ai provider che le tue comunicazioni sono rilevanti per chi le riceve. Per approfondire come gestire le tue liste, potresti trovare utile la nostra guida sui filtri per le mailing list.

Conformità al GDPR: un Approccio Etico e Strategico

Nel contesto europeo, rispettare il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) non è solo un obbligo legale, ma anche una best practice fondamentale per l’email marketing. Il GDPR stabilisce regole precise sulla raccolta e il trattamento dei dati personali, inclusi gli indirizzi email. La base di tutto è il consenso esplicito e informato: puoi inviare comunicazioni di marketing solo a persone che hanno chiaramente acconsentito a riceverle, dopo essere state informate sulle finalità del trattamento. Acquistare liste di contatti è una pratica da evitare, poiché viola questo principio e danneggia gravemente la reputazione del mittente.

La trasparenza è un altro pilastro del GDPR. Ogni email deve includere informazioni chiare sul mittente e offrire un meccanismo di disiscrizione semplice e immediato. Il diritto all’oblio permette agli utenti di chiedere la cancellazione completa dei propri dati. Rispettare questi principi non solo ti mette al riparo da sanzioni, che possono essere molto pesanti, ma costruisce un rapporto di fiducia con i tuoi contatti. Un utente che si sente rispettato nella sua privacy è più propenso a interagire positivamente con le tue comunicazioni, migliorando il coinvolgimento e, di conseguenza, la tua deliverability. Per una gestione sicura dei tuoi account, considera di approfondire le password per le app e la sicurezza con l’autenticazione a due fattori.

Conclusioni

disegno di un ragazzo seduto a gambe incrociate che regge un laptop con scritto dietro allo schermo Conclusioni

Evitare che le proprie email finiscano nella cartella spam è un’attività che richiede un approccio multifattoriale, unendo competenze tecniche, strategie di contenuto e un profondo rispetto per il destinatario. Non esiste una soluzione magica, ma un insieme di buone pratiche che, se applicate con costanza, possono fare la differenza. L’autenticazione del dominio tramite SPF, DKIM e DMARC rappresenta il fondamento tecnico per costruire la propria credibilità agli occhi dei provider di posta. Parallelamente, la cura della reputazione del mittente attraverso la gestione di liste di contatti pulite e basate sul consenso è altrettanto cruciale.

Nel contesto italiano ed europeo, dove la tradizione della comunicazione personale si sposa con l’innovazione digitale, la qualità del contenuto e la conformità al GDPR diventano elementi distintivi. Creare messaggi pertinenti, ben scritti e trasparenti non solo migliora la deliverability, ma rafforza anche la relazione con il proprio pubblico. In definitiva, l’obiettivo non è semplicemente “superare i filtri”, ma costruire una strategia di comunicazione email sostenibile, etica ed efficace, dove ogni messaggio inviato sia un’opportunità per consolidare la fiducia e raggiungere i propri obiettivi.

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Domande frequenti

disegno di un ragazzo seduto con nuvolette di testo con dentro la parola FAQ
Perché le mie email finiscono nella cartella spam?

Le email possono finire nello spam per diverse ragioni. I filtri antispam dei provider di posta (come Gmail o Outlook) analizzano vari fattori per proteggere gli utenti. I motivi principali includono una bassa reputazione del mittente, l’assenza di protocolli di autenticazione come SPF e DKIM, contenuti che attivano i filtri (ad esempio, parole come ‘gratis’ o un uso eccessivo di maiuscole) e un basso coinvolgimento da parte dei destinatari, come poche aperture o molte segnalazioni di spam. Anche l’invio di allegati può essere un segnale di allarme per i filtri.

Cosa sono SPF, DKIM e DMARC in parole semplici?

Pensa a questi protocolli come a un sistema di passaporto e firma per le tue email. L’SPF (Sender Policy Framework) è una lista pubblica che dichiara quali server sono autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio. Il DKIM (DomainKeys Identified Mail) aggiunge una firma digitale crittografata all’email, garantendo che il contenuto non sia stato alterato durante il tragitto. Il DMARC, infine, è una regola che dice ai server di posta cosa fare (respingere o mettere in quarantena) se un’email fallisce i controlli SPF o DKIM, proteggendo ulteriormente la tua reputazione.

Come posso costruire una buona reputazione come mittente?

Costruire una buona reputazione di mittente è fondamentale per la deliverability. Inizia inviando email solo a contatti che ti hanno dato un consenso esplicito, evitando liste acquistate. Assicurati che le tue email siano pertinenti e di valore per chi le riceve, in modo da incoraggiare aperture e clic. Monitora i tassi di bounce (email respinte) e le lamentele, e pulisci regolarmente le tue liste dai contatti inattivi. Infine, autentica sempre il tuo dominio con SPF, DKIM e DMARC, che è il primo passo per essere considerato un mittente legittimo.

Quali parole dovrei evitare nelle mie email per non essere considerato spam?

Anche se non esistono parole proibite in assoluto, alcuni termini possono attivare i filtri antispam, specialmente se usati in modo eccessivo o ingannevole nell’oggetto. Parole legate a offerte aggressive (‘gratis’, ‘sconto 100%’, ‘miglior prezzo’), finanza (‘guadagna’, ‘debito’) e urgenza (‘ordina adesso’, ‘offerta limitata’) sono considerate rischiose. È importante anche evitare un uso eccessivo di maiuscole e di punti esclamativi. Tuttavia, il contesto è più importante della singola parola: l’elemento chiave è inviare contenuti di qualità e non ingannare il lettore.

È sufficiente autenticare il dominio per garantire che le email arrivino a destinazione?

No, l’autenticazione del dominio con SPF, DKIM e DMARC è un passo fondamentale e necessario, ma da solo non basta a garantire la consegna nella casella di posta principale. I provider di posta considerano molti altri fattori, come la reputazione del mittente, la qualità e la pertinenza dei contenuti, e il livello di interazione degli utenti con le tue email (tassi di apertura, clic, segnalazioni di spam). L’autenticazione è la base su cui costruire una solida strategia di deliverability, ma deve essere affiancata da buone pratiche di email marketing.