Cosa significa?
La conservazione digitale a norma è un processo che permette di conservare documenti informatici nel tempo, garantendone valore legale e opponibilità a terzi. In pratica, si tratta di "trasferire" un documento dal formato cartaceo a quello digitale, assicurando che il documento digitale mantenga le stesse caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità dell’originale cartaceo.
Questo processo è regolato da normative specifiche, che definiscono i requisiti e le procedure da seguire per garantire la validità legale della conservazione digitale. In Italia, il riferimento principale è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che stabilisce le regole per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici.
Perché è importante la conservazione digitale a norma?
La conservazione digitale a norma offre numerosi vantaggi rispetto alla conservazione tradizionale dei documenti cartacei:
- Riduzione dei costi: Eliminando la necessità di spazi fisici per l’archiviazione, la conservazione digitale consente di risparmiare sui costi di gestione dei documenti.
- Maggiore efficienza: La ricerca e la consultazione dei documenti digitali è più facile e veloce rispetto alla gestione dei documenti cartacei.
- Migliore sicurezza: I documenti conservati digitalmente sono protetti da rischi come smarrimento, deterioramento o distruzione.
- Sostenibilità ambientale: La conservazione digitale contribuisce a ridurre l’impatto ambientale legato all’utilizzo della carta.
Come funziona la conservazione digitale a norma?
Il processo di conservazione digitale a norma prevede diverse fasi:
- Formazione del documento informatico: Il documento deve essere creato o acquisito in formato digitale, nel rispetto delle regole tecniche definite dalla normativa.
- Apposizione della firma digitale e della marca temporale: La firma digitale garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, mentre la marca temporale attesta l’esistenza del documento in un preciso momento.
- Conservazione del documento: Il documento viene conservato in un sistema di conservazione digitale a norma, che garantisce la sua integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Chi deve conservare i documenti digitalmente a norma?
La conservazione digitale a norma è obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni e per i privati che emettono fatture elettroniche. Tuttavia, è sempre più diffusa anche tra le aziende private che desiderano gestire i propri documenti in modo efficiente e sicuro.
Quali documenti possono essere conservati digitalmente?
In linea di principio, qualsiasi documento può essere conservato digitalmente a norma, inclusi:
- Fatture elettroniche
- Contratti
- Documenti contabili
- Comunicazioni aziendali
- Documenti amministrativi
Come scegliere un sistema di conservazione digitale a norma?
Per scegliere un sistema di conservazione digitale a norma, è importante valutare diversi fattori:
- Conformità alla normativa: Il sistema deve essere conforme ai requisiti del CAD e alle altre normative vigenti.
- Sicurezza: Il sistema deve garantire la protezione dei dati e la prevenzione di accessi non autorizzati.
- Affidabilità: Il sistema deve garantire la conservazione dei documenti nel tempo, anche in caso di guasti o eventi imprevisti.
- Funzionalità: Il sistema deve offrire funzionalità avanzate per la gestione dei documenti, come la ricerca, la consultazione e la condivisione.
La conservazione digitale a norma è uno strumento fondamentale per la gestione dei documenti nell’era digitale. Garantisce la validità legale dei documenti informatici e offre numerosi vantaggi in termini di efficienza, sicurezza e sostenibilità.
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