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Email Alice no spam? Causas e soluções para resolver

Envias um email importante com a tua conta Alice, mas o destinatário não o recebe na caixa de entrada. Ao verificar melhor, descobres que foi parar à pasta de spam. É uma situação frustrante e infelizmente comum, que pode criar mal-entendidos e atrasos tanto nas comunicações pessoais como profissionais. Compreender porque é que isto acontece é o primeiro passo para garantir que as tuas mensagens chegam sempre ao destino. No mercado digital europeu, onde a comunicação por email continua a ser um pilar, a entregabilidade (deliverability) é um fator crucial.

Este problema não diz respeito apenas à tecnologia, mas também à confiança e reputação online. Num contexto cultural como o italiano, onde as relações pessoais e profissionais se baseiam numa comunicação clara e direta, um email que acaba no spam pode ser visto como um sinal de falta de fiabilidade. Abordaremos as causas, das mais técnicas às mais simples, e forneceremos soluções práticas para remetentes e destinatários, unindo a tradição de um serviço histórico como o Alice Mail com as inovações necessárias para comunicar eficazmente hoje em dia.

Porque é que os emails da Alice acabam no spam

Quando um email é enviado, antes de chegar à caixa de correio do destinatário, é analisado por sistemas complexos chamados filtros antispam. Estes programas decidem se uma mensagem é legítima ou se deve ser movida para a pasta de correio indesejado. [9] A decisão baseia-se numa pontuação calculada com base em diversos fatores. [10] Se a pontuação ultrapassar um determinado limite, o email é marcado como spam. Este mecanismo, fundamental para nos proteger de burlas e mensagens maliciosas, por vezes pode cometer erros, intercetando também comunicações legítimas. [5]

Os motivos pelos quais um email enviado de uma conta Alice.it pode ser considerado spam são múltiplos e podem depender tanto do remetente como da configuração dos servidores da TIM. Entre as principais causas encontramos a reputação do endereço IP de onde parte o email, o conteúdo da mensagem e a ausência de protocolos de autenticação modernos. [5] Por vezes, o IP do servidor de correio da TIM pode ser inserido numa “blacklist”, ou seja, uma lista negra de endereços considerados fonte de spam. [7, 21] Isto pode acontecer mesmo sem responsabilidade direta do utilizador. [2]

Reputação do IP e Blacklist

Cada dispositivo que se liga à Internet, incluindo os servidores de correio, tem um endereço IP. A reputação deste IP é fundamental para a entrega dos emails. [5] Os fornecedores de correio como Gmail, Outlook ou a própria TIM, monitorizam constantemente os IPs dos quais recebem mensagens. Se um servidor envia grandes quantidades de emails que os utilizadores sinalizam como spam, a sua reputação diminui. Os servidores da TIM, gerindo milhões de caixas @alice.it, @tim.it e @tin.it, por vezes podem acabar em blacklists internacionais devido a atividades de spamming conduzidas por alguns utilizadores. [21] Quando isto acontece, até os emails de utilizadores inocentes que utilizam o mesmo servidor podem ser bloqueados ou desviados para o spam pelo fornecedor do destinatário. [7] A própria TIM utiliza estas listas para filtrar as mensagens recebidas, bloqueando IPs considerados fonte de spam. [21]

Conteúdo da mensagem e palavras “gatilho”

O conteúdo do email é outro elemento atentamente examinado pelos filtros. Existem “palavras gatilho” (trigger words), ou seja, termos e frases frequentemente associados ao spam, que podem fazer soar um alarme. [5] Palavras como “Grátis”, “Oferta especial”, “Ganhe já”, “Clique aqui” ou um uso excessivo de maiúsculas e pontos de exclamação podem aumentar a pontuação de spam da mensagem. [10, 15] Também um email composto quase exclusivamente por imagens, com pouco texto, ou contendo links encurtados (como os do Bitly) pode ser visto com suspeita. [10, 18] O mesmo vale para os anexos, que são considerados um potencial veículo para vírus e malware. [4]

Autenticação de email: SPF, DKIM e DMARC

Para combater o phishing e o spoofing, foram criados protocolos de autenticação que verificam a identidade do remetente: SPF, DKIM e DMARC. [24, 29]

• SPF (Sender Policy Framework) permite ao proprietário de um domínio especificar quais os servidores de correio autorizados a enviar emails em seu nome. [16, 24]
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) adiciona uma assinatura digital ao email, garantindo que o conteúdo não foi alterado durante o trajeto. [16, 24]
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) baseia-se nos dois primeiros e indica aos servidores recetores como tratar os emails que não passam nos controlos SPF ou DKIM (por exemplo, colocando-os em quarentena ou rejeitando-os). [16, 24]

Embora a configuração destes registos seja mais comum para domínios personalizados, a sua ausência ou uma configuração imperfeita nos servidores de um grande fornecedor pode contribuir para uma pior entregabilidade geral. [18, 32]

• SPF (Sender Policy Framework) permite ao proprietário de um domínio especificar quais os servidores de correio autorizados a enviar emails em seu nome. [16, 24]
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) adiciona uma assinatura digital ao email, garantindo que o conteúdo não foi alterado durante o trajeto. [16, 24]
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) baseia-se nos dois primeiros e indica aos servidores recetores como tratar os emails que não passam nos controlos SPF ou DKIM (por exemplo, colocando-os em quarentena ou rejeitando-os). [16, 24]

Embora a configuração destes registos seja mais comum para domínios personalizados, a sua ausência ou uma configuração imperfeita nos servidores de um grande fornecedor pode contribuir para uma pior entregabilidade geral. [18, 32]

• SPF (Sender Policy Framework) permite ao proprietário de um domínio especificar quais os servidores de correio autorizados a enviar emails em seu nome. [16, 24]
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) adiciona uma assinatura digital ao email, garantindo que o conteúdo não foi alterado durante o trajeto. [16, 24]
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) baseia-se nos dois primeiros e indica aos servidores recetores como tratar os emails que não passam nos controlos SPF ou DKIM (por exemplo, colocando-os em quarentena ou rejeitando-os). [16, 24]

Embora a configuração destes registos seja mais comum para domínios personalizados, a sua ausência ou uma configuração imperfeita nos servidores de um grande fornecedor pode contribuir para uma pior entregabilidade geral. [18, 32]

O que pode fazer o remetente para resolver

Se os teus emails acabam regularmente no spam, existem várias ações que podes tomar para melhorar a situação. Estes passos ajudam a construir uma “boa reputação” como remetente aos olhos dos filtros antispam. Trata-se de uma abordagem proativa que combina boas práticas de escrita e atenção a simples detalhes técnicos. O objetivo é tornar as tuas mensagens o mais claras e fiáveis possível, reduzindo ao mínimo os elementos que podem ser interpretados negativamente pelos sistemas de segurança.

Melhorar o conteúdo do email

A primeira linha de defesa é cuidar do conteúdo das tuas mensagens. Evita usar uma linguagem excessivamente comercial ou frases que pareçam criar urgência injustificada. [15] Escreve um assunto claro e conciso, que antecipe fielmente o conteúdo do email, sem usar apenas letras maiúsculas ou demasiada pontuação. [4, 15] Dentro do texto, estrutura as informações de forma legível, usando parágrafos e, se necessário, listas com marcadores. Limita o uso de imagens pesadas e, se precisares de enviar ficheiros, prefere carregá-los num serviço de cloud storage como o Google Drive e partilhar o link, em vez de anexar diretamente ficheiros de grandes dimensões. [18] Por fim, certifica-te de que o teu endereço está correto e que o do destinatário não contém erros. [8]

Verificar a configuração do cliente de correio

Se utilizas um cliente de correio como Outlook, Thunderbird ou a app Mail do teu smartphone, é fundamental que os parâmetros do servidor de correio de saída (SMTP) estejam corretos. [20] Para o Alice Mail, os parâmetros corretos são:

• Servidor SMTP: out.alice.it
• Porta: 587
• Autenticação: Necessária

Uma configuração incorreta pode causar problemas de envio ou tornar os teus emails suspeitos. [7, 8] Certifica-te também de que o teu antivírus ou firewall não está a bloquear a ligação do cliente de correio com o servidor SMTP. [20]

• Servidor SMTP: out.alice.it
• Porta: 587
• Autenticação: Necessária

Uma configuração incorreta pode causar problemas de envio ou tornar os teus emails suspeitos. [7, 8] Certifica-te também de que o teu antivírus ou firewall não está a bloquear a ligação do cliente de correio com o servidor SMTP. [20]

• Servidor SMTP: out.alice.it
• Porta: 587
• Autenticação: Necessária

Uma configuração incorreta pode causar problemas de envio ou tornar os teus emails suspeitos. [7, 8] Certifica-te também de que o teu antivírus ou firewall não está a bloquear a ligação do cliente de correio com o servidor SMTP. [20]

Limitar o número de destinatários

Um erro comum, especialmente quando se enviam comunicações a grupos de pessoas, é inserir demasiados endereços no campo “Para” ou “Cc”. A TIM, como muitos outros fornecedores, impõe um limite ao número de destinatários por envio único para prevenir o spam. Se ultrapassares os 50 destinatários, a tua mensagem será muito provavelmente bloqueada. [8, 20] Se precisares de enviar comunicações a muitas pessoas, é aconselhável utilizar ferramentas específicas para newsletters ou, pelo menos, dividir os envios em grupos mais pequenos. Para comunicações formais e massivas, é sempre melhor recorrer a serviços profissionais que garantem uma melhor entregabilidade e gestão de listas.

O que pode fazer o destinatário

Também quem recebe o email tem um papel ativo na resolução do problema. Os filtros antispam, de facto, “aprendem” também com as ações dos utilizadores. Se um destinatário sinalizar que um email não é spam, o sistema terá em conta essa informação para as futuras comunicações provenientes do mesmo remetente. Este simples gesto pode melhorar notavelmente a comunicação entre duas pessoas. É um pequeno esforço que contribui para criar um canal de comunicação mais limpo e fiável para todos.

A solução mais simples e eficaz é adicionar o endereço de email do remetente (ex. nome.apelido@alice.it) à própria lista de contactos. [17] Quase todos os serviços de correio eletrónico, incluindo Gmail e Outlook, consideram fidedignas as mensagens provenientes de endereços guardados nos contactos. Em alternativa, o destinatário pode entrar na pasta de spam, encontrar o email recebido e clicar no botão “Não é spam” ou “Marcar como fidedigno”. Esta ação comunica ao fornecedor que os futuros emails desse endereço deverão ser entregues na caixa de entrada. Para uma solução definitiva, pode-se criar um filtro ou uma regra que mova automaticamente todos os emails provenientes de um certo remetente para a caixa principal, como explicado no nosso guia para criar uma whitelist.

Conclusões

Ver os próprios emails da Alice acabarem no spam do destinatário é um problema com múltiplas causas, que vão desde a reputação dos servidores da TIM a simples palavras no texto da mensagem. A boa notícia é que existem soluções concretas tanto para quem envia como para quem recebe. O remetente deve prestar atenção ao conteúdo, ao assunto e à correta configuração do seu cliente de correio, evitando práticas como o envio massivo para demasiados destinatários. Se os problemas persistirem, poderá ser útil contactar a assistência da TIM para verificações mais aprofundadas. [2]

Por outro lado, o destinatário tem o poder de “ensinar” ao seu filtro antispam o que é importante, adicionando o contacto à lista ou sinalizando a mensagem como legítima. Esta abordagem colaborativa, que une a consciência tecnológica do remetente à ação do destinatário, é a chave para manter um canal de comunicação digital eficiente e fiável. Num mundo onde tradição e inovação se encontram, até um serviço histórico como o Alice Mail requer pequenas atenções para funcionar no seu melhor no ecossistema digital moderno.

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Perguntas frequentes