Etiquetas do WhatsApp na Web: Guia para Organizar os Clientes

No mercado digital de hoje, a comunicação direta e pessoal com os clientes tornou-se um fator chave para o sucesso. Em Itália, onde a cultura da relação interpessoal e da confiança está profundamente enraizada, ferramentas como o WhatsApp Business revelam-se aliadas preciosas. Esta plataforma, de facto, permite unir a rapidez da tecnologia ao calor da conversa humana. Mas com o aumento das conversas, como se pode manter a ordem e a eficiência? A resposta reside numa função tão simples quanto poderosa: as etiquetas. Gerir as etiquetas do WhatsApp Business, especialmente a partir da comodidade da plataforma web, transforma uma lista de conversas numa base de dados de clientes organizada e estratégica.

Esta ferramenta permite catalogar as conversas com base em critérios personalizados, tornando a gestão do fluxo de trabalho mais fluida e intuitiva. Imaginemos um artesão que precisa de acompanhar encomendas, um profissional liberal que gere marcações ou uma pequena unidade hoteleira que comunica com os seus hóspedes. Para todos eles, poder aplicar uma etiqueta colorida a uma conversa significa ter a situação sob controlo num piscar de olhos, diretamente a partir do computador. Este guia explorará como tirar o máximo partido das etiquetas no WhatsApp Web, unindo tradição e inovação para um serviço ao cliente impecável.

O que são as etiquetas do WhatsApp Business

As etiquetas do WhatsApp Business são marcadores coloridos que permitem organizar e classificar as conversas com os clientes. Funcionam de forma semelhante a etiquetas digitais ou post-its coloridos, permitindo identificar rapidamente o estado de uma conversa ou a tipologia de um contacto. Por exemplo, podem criar-se etiquetas como “Novo Cliente”, “Encomenda em Curso”, “Pagamento Recebido” ou “Pedido de Apoio”. Esta funcionalidade foi pensada para ajudar as pequenas e médias empresas a segmentar as comunicações e a gerir de forma mais eficiente o seu próprio fluxo de trabalho. A aplicação permite criar até 20 etiquetas personalizadas, oferecendo assim uma boa flexibilidade para se adaptar às diferentes necessidades operacionais de cada atividade.

A principal vantagem é a clareza visual. Ao abrir o WhatsApp, as cores das etiquetas fornecem uma panorâmica imediata das prioridades. Este sistema não só simplifica o acompanhamento (follow-up), como também permite enviar comunicações direcionadas a grupos específicos de clientes, como promoções ou atualizações, através das listas de transmissão ligadas às etiquetas. É uma ferramenta que, apesar da sua simplicidade, transforma a gestão do apoio ao cliente, tornando-a mais estruturada e profissional, como explicado no nosso guia de serviço ao cliente com WhatsApp para empresas.

Como gerir as etiquetas a partir do WhatsApp Web e Desktop

Embora a criação e a edição das etiquetas devam ser inicialmente configuradas na aplicação móvel, a sua gestão diária está perfeitamente integrada nas versões WhatsApp Web e Desktop. Isto permite trabalhar de forma mais cómoda e rápida, aproveitando um ecrã maior e o teclado do computador. Uma vez criadas as etiquetas no telemóvel, estas sincronizam-se automaticamente com a versão para PC, ficando logo disponíveis. Trabalhar a partir do desktop oferece uma experiência de utilização mais fluida, essencial para quem gere um volume elevado de conversas durante o dia de trabalho.

Criar e editar as etiquetas (no telemóvel)

O primeiro passo para usar as etiquetas é criá-las. Esta operação efetua-se exclusivamente na app WhatsApp Business no smartphone. O procedimento é simples e intuitivo. Basta aceder às Definições, selecionar Ferramentas comerciais e depois Etiquetas. Aqui encontram-se algumas etiquetas predefinidas como “Novo cliente” ou “Encomenda concluída”, que podem ser editadas ou eliminadas. Para adicionar uma nova, basta tocar em “Adicionar nova etiqueta”, inserir um nome (ex. “Orçamento Enviado”), escolher uma cor e guardar. Esta flexibilidade permite a qualquer empresa, desde a oficina artesanal ao consultor, personalizar o sistema com base no seu processo específico de venda ou de assistência.

Aplicar as etiquetas às conversas no PC

Uma vez configuradas, aplicar as etiquetas a partir do WhatsApp Web é uma operação rápida. Para atribuir uma etiqueta a uma conversa, basta passar o rato sobre a conversa desejada, clicar na seta para baixo que aparece e selecionar “Etiquetar conversa”. Abrir-se-á um menu com todas as etiquetas criadas, onde se poderá escolher a mais apropriada. É também possível aplicar várias etiquetas à mesma conversa, para uma categorização ainda mais detalhada. Por exemplo, um cliente pode ser simultaneamente “Cliente habitual” e ter um “Pedido de apoio” em curso. Esta funcionalidade é crucial para manter as conversas ordenadas e a mente livre, melhorando a eficiência operacional.

Filtrar e encontrar as conversas por etiqueta

O verdadeiro potencial das etiquetas surge quando se precisa de reencontrar rapidamente as conversas. No WhatsApp Web, basta clicar nos três pontos no canto superior esquerdo (o menu) e selecionar “Etiquetas”. Aparecerá a lista de todas as etiquetas criadas. Ao clicar numa delas, serão mostradas todas as conversas e mensagens às quais foi aplicada. Esta função de filtro é extremamente útil. Permite, por exemplo, visualizar todos os clientes em “Aguardar pagamento” para enviar um lembrete, ou agrupar os “Pedidos de informação” para responder de forma massiva, otimizando tempo e recursos.

Estratégias de uso para as empresas: unir tradição e inovação

No contexto italiano e mediterrânico, onde a relação pessoal com o cliente tem um valor inestimável, as etiquetas do WhatsApp Business tornam-se uma ponte entre a tradição e a inovação. Permitem manter aquele toque pessoal e o cuidado com o detalhe típicos da “loja de bairro”, mas com a eficiência das ferramentas digitais. Um pequeno e-commerce de produtos típicos, por exemplo, pode usar a etiqueta “Cliente VIP” para os seus compradores mais fiéis, enviando-lhes ofertas exclusivas. Um turismo rural pode segmentar os hóspedes com etiquetas como “Famílias com crianças” ou “Casais em fim de semana” para propor atividades à medida. Esta capacidade de segmentação transforma a comunicação de genérica para pessoal, aumentando a fidelização.

O uso estratégico das etiquetas ajuda a não perder nenhuma oportunidade. Um artesão de madeira poderia ter um fluxo de trabalho baseado em etiquetas como: “Pedido de orçamento”, “Projeto em aprovação”, “Em produção” e “Pronto para entrega”. Cada conversa move-se ao longo deste percurso, garantindo que nenhuma fase seja negligenciada. Desta forma, a tecnologia não substitui a relação humana, mas potencia-a, permitindo ao empresário dedicar mais tempo à qualidade do produto e menos à gestão desorganizada das comunicações. Para quem quer aprofundar o uso do WhatsApp em âmbito profissional, o nosso guia completo do WhatsApp Web oferece mais sugestões.

Conclusões

Em conclusão, as etiquetas do WhatsApp Business representam uma ferramenta de extraordinária eficácia para qualquer atividade que deseje otimizar a gestão dos clientes. A possibilidade de utilizá-las comodamente a partir da plataforma web amplifica ainda mais os benefícios, permitindo uma organização do trabalho fluida e centralizada diretamente a partir do computador. Para o mercado italiano e europeu, que valoriza tanto a inovação tecnológica como a tradição de um serviço ao cliente atento e personalizado, as etiquetas oferecem o melhor de ambos os mundos. Permitem segmentar os contactos, seguir os processos de venda e nunca perder de vista as necessidades de cada cliente individual.

Adotar um sistema de etiquetas bem estruturado significa transformar o WhatsApp de um simples canal de mensagens num verdadeiro instrumento de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) leve e intuitivo. Quer se trate de uma pequena loja, de um profissional liberal ou de uma média empresa, a ordem visual e a capacidade de filtrar as conversas traduzem-se numa poupança de tempo, numa maior eficiência e, em última análise, em clientes mais satisfeitos. Começar é simples e as vantagens em termos de produtividade e qualidade do serviço manifestam-se desde logo, tornando esta funcionalidade um passo quase obrigatório para quem utiliza o WhatsApp Business de forma profissional.

Perguntas frequentes